Zeitfresser: Meetings

Wir meeten uns zu Tode!
Ich habe diesen Satz schon so oft gehört und häufig auch selber gedacht. Um 8 Uhr beginnt das erste Meeting und um 16 Uhr endet die letzte Besprechung. Oft bleibt ein Gefühl von „Meetingleere“ zurück, weil man meint nichts geschafft zu haben. Ein unproduktiver Meetingtag eben.
Das muss nicht sein! Mit ein paar Kniffs können Meetings effizienter für ein Projekt genutzt werden.

Effiziente Besprechung: Jeder kennt es. Im Kalender reiht sich Meeting an Meeting. Natürlich Stoß an Stoß, so dass zum Luftholen kaum Zeit bleibt. Das muss nicht unbedingt sein! Bei der Meetingplanung kann jede:r Projektmanager:in sich Gedanken zu einer besseren Zeitplanung machen.

Was wollen wir besprechen? Erstelle für jedes Meeting eine Agenda mit priorisierten Themen. Lege Fragen fest, die beantwortet oder diskutiert werden sollen. Und bestimme, welche Person das Thema moderiert.

Meetingdauer: Im zweiten Schritt überlege dir, wie lange das Meeting dauern soll. Nicht jedes Meeting braucht die obligatorische Stunde oder 30 Minuten. Auch kürzere Intervalle und “krumme” Zeiten, sind für deinen Kalender und den der Kolleg:innen häufig verträglicher.

Meeting durchführen: Jeder Teilnehmende sollte eine Rolle haben. Lege diese am Anfang fest:

• wer moderiert,
• wer protokolliert,
• wer ist Timekeeper.

Wenn ein:e Teilnehmer:in keine Rolle und auch keinen aktiven Part hat, hinterfrage die Teilnahme beim nächsten Mal.

Ziel erreicht? Es ist immer gut, wenn das Meeting drei Minuten früher beendet wird, um die Ergebnisse und nächsten Schritte zusammen zu fassen und in Ruhe das Meeting zu beenden. Sind Agendapunkte offen geblieben, wird das notiert und ein Folgetermin vereinbart.

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