Gesprächsnotizen

Ich rufe da mal kurz an und kläre das!
Jede:r von uns kennt dieses Phänomen. Es gibt eine Herausforderung oder Fragestellung in einem Projekt und diese soll direkt mit einem Projektpartner geklärt werden. Die direkte Kommunikation empfehle ich euch auf jeden Fall. Aber nach dem Gespräch ist es wichtig, das Ergebnis direkt zu verschriftlichen.
Fragile Erinnerungen!
Falsche Erinnerungen können dich im Business durchaus in Schwierigkeiten bringen. Egal ob du dich nicht mehr korrekt erinnerst oder die andere Partei. Vermeide es, dich auf mündliche Abmachungen zu verlassen. Und schaffe eine Verbindlichkeit für Entscheidungen.
Notizen oder Protokolle
Wenn du mit deinem Ansprechpartner telefoniert hast oder eine persönliche Abstimmung hattest – fasse direkt nach dem Gespräch die Beschlüssen zusammen und schicke sie deinem Ansprechpartner.
Bestätigung
Dein Ansprechpartner soll dir kurz schriftlich eine Bestätigung schicken. Oder auch eine Korrektur. In jedem Fall dient die Gesprächsnotiz für den weiteren Projektverlauf als bindend. Und Entscheidungen können retrospektiv von Projektteilnehmenden und Stakeholdern nachvollzogen werden.
Konfliktentschärfung
Sind wir gedanklich ein halbes Jahr später und der Projektbeschluss wird hinterfragt, kann jede:r Projektmanager:in mit der Dokumentation belegen, wie und warum seinerzeit so entschieden wurde. Diskussionen und Konflikte werden mittels einer einfachen Gesprächsnotiz entschärft.
Fazit
Sehr also Gesprächsnotizen nicht als lästig an! Mit ein bisschen Routine sind sie schnell gemacht und die Zeit, die du investierst ist gut investierte Zeit. Denn im Nachinein Gespräche zu rekonstruieren ist weitaus zeitintensiver.
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