Skip to main content

Autor: frauke kickmeier

Gesprächsnotizen

Ich rufe da mal kurz an und kläre das!
Jede:r von uns kennt dieses Phänomen. Es gibt eine Herausforderung oder Fragestellung in einem Projekt und diese soll direkt mit einem Projektpartner geklärt werden. Die direkte Kommunikation empfehle ich euch auf jeden Fall. Aber nach dem Gespräch ist es wichtig, das Ergebnis direkt zu verschriftlichen.

Fragile Erinnerungen!
Falsche Erinnerungen können dich im Business durchaus in Schwierigkeiten bringen. Egal ob du dich nicht mehr korrekt erinnerst oder die andere Partei. Vermeide es, dich auf mündliche Abmachungen zu verlassen. Und schaffe eine Verbindlichkeit für Entscheidungen.

Notizen oder Protokolle
Wenn du mit deinem Ansprechpartner telefoniert hast oder eine persönliche Abstimmung hattest – fasse direkt nach dem Gespräch die Beschlüssen zusammen und schicke sie deinem Ansprechpartner.

Bestätigung
Dein Ansprechpartner soll dir kurz schriftlich eine Bestätigung schicken. Oder auch eine Korrektur. In jedem Fall dient die Gesprächsnotiz für den weiteren Projektverlauf als bindend. Und Entscheidungen können retrospektiv von Projektteilnehmenden und Stakeholdern nachvollzogen werden.

Konfliktentschärfung
Sind wir gedanklich ein halbes Jahr später und der Projektbeschluss wird hinterfragt, kann jede:r Projektmanager:in mit der Dokumentation belegen, wie und warum seinerzeit so entschieden wurde. Diskussionen und Konflikte werden mittels einer einfachen Gesprächsnotiz entschärft.

Fazit
Sehr also Gesprächsnotizen nicht als lästig an! Mit ein bisschen Routine sind sie schnell gemacht und die Zeit, die du investierst ist gut investierte Zeit. Denn im Nachinein Gespräche zu rekonstruieren ist weitaus zeitintensiver.

Foto von unseen-studio auf Unsplash

Zeitfresser: Meetings

Wir meeten uns zu Tode!
Ich habe diesen Satz schon so oft gehört und häufig auch selber gedacht. Um 8 Uhr beginnt das erste Meeting und um 16 Uhr endet die letzte Besprechung. Oft bleibt ein Gefühl von “Meetingleere” zurück, weil man meint nichts geschafft zu haben. Ein unproduktiver Meetingtag eben.
Das muss nicht sein! Mit ein paar Kniffs können Meetings effizienter für ein Projekt genutzt werden.

Effiziente Besprechung: Jeder kennt es. Im Kalender reiht sich Meeting an Meeting. Natürlich Stoß an Stoß, so dass zum Luftholen kaum Zeit bleibt. Das muss nicht unbedingt sein! Bei der Meetingplanung kann jede:r Projektmanager:in sich Gedanken zu einer besseren Zeitplanung machen.

Was wollen wir besprechen? Erstelle für jedes Meeting eine Agenda mit priorisierten Themen. Lege Fragen fest, die beantwortet oder diskutiert werden sollen. Und bestimme, welche Person das Thema moderiert.

Meetingdauer: Im zweiten Schritt überlege dir, wie lange das Meeting dauern soll. Nicht jedes Meeting braucht die obligatorische Stunde oder 30 Minuten. Auch kürzere Intervalle und “krumme” Zeiten, sind für deinen Kalender und den der Kolleg:innen häufig verträglicher.

Meeting durchführen: Jeder Teilnehmende sollte eine Rolle haben. Lege diese am Anfang fest:

  • wer moderiert,
  • wer protokolliert,
  • wer ist Timekeeper.

Wenn ein:e Teilnehmer:in keine Rolle und auch keinen aktiven Part hat, hinterfrage die Teilnahme beim nächsten Mal.

Ziel erreicht? Es ist immer gut, wenn das Meeting drei Minuten früher beendet wird, um die Ergebnisse und nächsten Schritte zusammen zu fassen und in Ruhe das Meeting zu beenden. Sind Agendapunkte offen geblieben, wird das notiert und ein Folgetermin vereinbart.

Foto von Icons8 Team auf Unsplash

Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg

Die Schlüsselfaktoren in einem Projekt zu kennen, kann für den Projekterfolg entscheidend
sein.

Definitiv sind sie für die Zeit- und Ressourcenplanung wichtig. Denn selten läuft ein Projekt
linear ohne Zwischenfälle oder Entscheidungsänderungen durch. Im Idealfall plant man die
mit ein.

Wenn du ein Projekt beginnst ist es wichtig, nicht sofort loszulaufen. Sondern erst einmal stehen zu bleiben. Geh das Projekt bewusst durch und überlege, welche Einflussfaktoren auf dein Projekt einwirken. Mit diesen Parametern fährst du in der Regel gut:

  • Zielsetzung und Zweck
  • Verfügbares Budget
  • Team
  • Etappenziele
  • Stakeholder
  • Ressourcen
  • Risiken
  • Chancen
  • Kunden intern
  • Kunden extern
  • Ergebnis
  • Timeline

Lege mit diesen Faktoren deine Projektskizze an. Du kannst mir auch gerne schreiben und dann sende ich dir eine Vorlage.

Risikomanagement: teile die Projektskizze mit dem Projektteam. Ihr sollte die gleiche Vorstellung von eurem Projekt haben und wissen, welche Chancen und Risiken sich eventuell auftun werden. Wenn ihr euch im Vorfeld darüber im Klaren seid, könnt ihr auch von vorne herein Maßnahmen zur Risikominderung einplanen. Ebenso können Szenarien direkt in der Budget- und Kapazitätenplanung berücksichtigt werden.

Priorisierung: Wenn du weißt, welche neuralgischen Punkte im Projekt warten, kannst du einzelne Aufgaben entsprechend priorisieren. Vor allem, wenn du Widerstand erwartest oder technische Engpässe, kannst du mit einer entsprechenden Priorisierung den Zeitverlauf des Projektes positiv beeinflussen.

Qualitätskontrolle: Qualitätsmanagement, Kontrolle, Nachbesserung … alles wiederkehrende Tätigkeiten in einem Projekt. Die Schlüsselfaktoren solltest du stets im Blick haben. Denn wenn hier die Qualität stimmt, ist das Gros des Projektes in Ordnung.

Foto von LinkedIn Sales Solutions auf Unsplash