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Autor: frauke kickmeier

Effektiver durch Routinen

Geschrieben von frauke kickmeier am . Veröffentlicht in Impulse.

Wir haltet ihr es mit Routinen? Habt ihr euren Tag wohl strukturiert und wisst, wann ihr am besten welche Aufgaben bearbeitet? Oder gehört ihr zu den Menschen, die fünf E-Mails anfangen zu schreiben, auf jedes Teams- oder Telefonklingeln reagieren und sich am Ende des Tages fragen, was sie heute geschafft haben?

Routinen sind für einen erfüllenden und produktiven Tag ich sehr hilfreich. Damit auch du deinen Tag gut strukturieren kannst, folgen hier vier Tipps.

  1. Setz dir konkrete Ziele
    Was willst du heute erreichen?
    Wann ist der Arbeitstag für dich erfolgreich?
    Was willst du nächste Woche erreichen?
    Schreib dir deine Aufgaben auf und priorisiere sie nach wichtig und dringlich. Überlege zudem, wann und wie du am besten verschiedene Aufgabentypen löst.
  2. Fange klein an
    Plane nicht direkt eine Woche oder gar einen Monat. Erstelle dir erst einmal einen Tagesplan und lege dir deine Arbeitsroutinen fest. Die wichtigen Aufgaben fallen in deine Leistungszeit. Also in die Tageszeit, in der du am besten denken und dich konzentrieren kannst. Interaktive Sessions, Austausch mit Anderen legst du am besten in die Zeiten, wo du “müder” bist. Und Mails kannst du drei mal am Tag checken und sonst ist das E-Mail Programm geschlossen.
  3. Routine bekommen
    Bleibe konsequent! Versuche deine Tagesplanung zu multiplizieren. Führe deine neue Gewohnheiten jeden Tag zur gleichen Zeit oder in der gleichen Reihenfolge durch. So verankern Sie sich besser und werden zur Routine.
  4. Verfolge deinen Fortschritt
    Führe ein Tagebuch oder nutze eine App, um deine Fortschritte zu verfolgen. Du wirst im Laufe der Tage sehen, wie sich die neuen Routinen festigen und sich positiv auf deinen Arbeitsalltag auswirken. Du kannst z. B. Timings besser halten, fühlst dich nicht mehr so gehetzt und hast eine bessere Produktivitätsrate.

Foto von Felipe Furtado auf Unsplash

Feedback aktiv in den Arbeitsalltag integrieren

Geschrieben von frauke kickmeier am . Veröffentlicht in Impulse.

Feedback zu geben und Feedback zu hören ist für jeden wichtig. Egal welcher Hierarchiestufe man angehört, die Spiegelung des eigenen Verhaltens, wie man arbeitet, wie man wirkt ist für die eigene Weiterentwicklung essenziell.

Von einer aktiven Feedbackkultur in einem Unternehmen können alle Mitarbeitenden profitieren. Ich möchte euch ein paar Tipps mitgeben, wie ihr aktiv in euren Arbeitsalltag Feedback integrieren könnt.

Teammeeting: die regelmäßigen Teammeetings sind ideal für Feedback. Es fördert den offenen Austausch unter den Kolleg:innen und ermöglicht es jedem Teammitglied, direkt auf aktuelle Themen und Herausforderungen einzugehen. Wichtig ist jedoch: das negatives Feedback nie vor der Gruppe besprochen wird.

Führungskräfte schulen: wie heißt es so schön, nicht geschimpft ist genug gelobt. Das Feedback einer Führungskraft zählt schwer. Und im positiven und direkten Feedback steckt eine wahnsinnige Kraft an Motivation. Führungskräfte sollten daher darin geschult werden, offenes, ehrliches und direktes Feedback geben zu können. So können Sie leicht eine positive Energie im Team auslösen.

Peer-Feedback: die Rückmeldug von Kolleg:innen ist für die Weiterentwicklung und für ein gutes Fremdbild besonders wichtig. Ermutigt direkte, aber auch Kolleg:innen anderer Abteilungen, Feedback zu geben. Zum Beispiel, wenn man gemeinsam an einem Projekt gearbeitet hat. Holen Sie sich als Projektleiter:in, als Gruppe Feedback ein. Das fördert das Vertrauen untereinander und somit die Zusammenarbeit. Blinde flecken in der eigenen Arbeitsweise können erkannt werden. Und die eigene Entwicklung wird befeuert.

Feedback-Spaziergänge: ein beliebtes Format ist seit Corona das sogenannte “Walk and Talk”. Mitarbeiter:in und Vorgesetze:r gehen spazieren – im Park, im Viertel, auf dem Betriebsgelände – und besprechen dabei Projekte, Verhalten, Leistungen etc. Kreatives Denken und offene Kommunikation wird durch die Bewegung an der frischen Luft gefördert.

Feedback-Frühstück: beim gemeinsamen Frühstück lässt sich in angenehmer Atmosphäre über das Projekt austauschen. In kleinen Gruppen können hierarchieübergreifend Ideen ausgetauscht werden. Der Dialog wird gestärkt und baut Hierarchiebarrieren ab.

Timing ist alles!

Geschrieben von frauke kickmeier am . Veröffentlicht in Impulse.

Zeit ist Geld und deshalb ist es wichtig, dass bei einem Projekt das Timing sowohl realistisch geplant wird, aber auch Veränderungen zugelassen werden können.

Jede:r Projektmanager:in sollte sich beim Projektstart folgende drei Fragen beantworten:
1. Was ist das Ziel des Projektes?
2. Wie viel Budget steht zur Verfügung?
3. In welchem Zeithorizont soll das Projekt umgesetzt werden?

Dann gilt es einen ersten Projektplan mit Zeitplanung aufzustellen Bei der Frage zum Timing habe ich schon einiges erlebt. Von viel zu knapp bemessener Zeit, bis hin zu weit gedehnten Projektzeiträumen. Beides zeugt davon, dass das Gesamtprojekt anfangs nicht komplett überschaubar ist. Für eine realistische Zeiteinschätzung hilft es, das Projekt in Teilprojekte zu unterteilen.

Dazu definieren wir die Meilensteine des Projektes. Diese sind wiederum mit Projektzielen verbunden, wie zum Beispiel
– Konzeption / Freigabe
– Schulterblick / Feedback
– Kreativkonzept / Freigabe
– Produktion / Freigabe
– Auslieferung / Ausspielung

Die einzelnen Teilprojekte können nacheinander immer feiner geplant werden. Ob in einem Ganttchart, in einem Projektmanagementtool oder in Excel, die einzelnen Projektschritte werden zeitlich terminiert und verantwortlichen Personen und Gewerken zugeordnet.

In regelmäßigen Abständen sollte der Projektleiter mit seinem Team das Timing prüfen. Verschieben sich einzelne Schritte wird dies dokumentiert, um während des Projektverlaufes die Änderungen in der Planung nachvollziehbar zu machen.

Foto von Eric Rothermel auf Unsplash

Gesprächsnotizen

Geschrieben von frauke kickmeier am . Veröffentlicht in Impulse.

Ich rufe da mal kurz an und kläre das!
Jede:r von uns kennt dieses Phänomen. Es gibt eine Herausforderung oder Fragestellung in einem Projekt und diese soll direkt mit einem Projektpartner geklärt werden. Die direkte Kommunikation empfehle ich euch auf jeden Fall. Aber nach dem Gespräch ist es wichtig, das Ergebnis direkt zu verschriftlichen.

Fragile Erinnerungen!
Falsche Erinnerungen können dich im Business durchaus in Schwierigkeiten bringen. Egal ob du dich nicht mehr korrekt erinnerst oder die andere Partei. Vermeide es, dich auf mündliche Abmachungen zu verlassen. Und schaffe eine Verbindlichkeit für Entscheidungen.

Notizen oder Protokolle
Wenn du mit deinem Ansprechpartner telefoniert hast oder eine persönliche Abstimmung hattest – fasse direkt nach dem Gespräch die Beschlüssen zusammen und schicke sie deinem Ansprechpartner.

Bestätigung
Dein Ansprechpartner soll dir kurz schriftlich eine Bestätigung schicken. Oder auch eine Korrektur. In jedem Fall dient die Gesprächsnotiz für den weiteren Projektverlauf als bindend. Und Entscheidungen können retrospektiv von Projektteilnehmenden und Stakeholdern nachvollzogen werden.

Konfliktentschärfung
Sind wir gedanklich ein halbes Jahr später und der Projektbeschluss wird hinterfragt, kann jede:r Projektmanager:in mit der Dokumentation belegen, wie und warum seinerzeit so entschieden wurde. Diskussionen und Konflikte werden mittels einer einfachen Gesprächsnotiz entschärft.

Fazit
Sehr also Gesprächsnotizen nicht als lästig an! Mit ein bisschen Routine sind sie schnell gemacht und die Zeit, die du investierst ist gut investierte Zeit. Denn im Nachinein Gespräche zu rekonstruieren ist weitaus zeitintensiver.

Foto von unseen-studio auf Unsplash

Zeitfresser: Meetings

Geschrieben von frauke kickmeier am . Veröffentlicht in Impulse.

Wir meeten uns zu Tode!
Ich habe diesen Satz schon so oft gehört und häufig auch selber gedacht. Um 8 Uhr beginnt das erste Meeting und um 16 Uhr endet die letzte Besprechung. Oft bleibt ein Gefühl von “Meetingleere” zurück, weil man meint nichts geschafft zu haben. Ein unproduktiver Meetingtag eben.
Das muss nicht sein! Mit ein paar Kniffs können Meetings effizienter für ein Projekt genutzt werden.

Effiziente Besprechung: Jeder kennt es. Im Kalender reiht sich Meeting an Meeting. Natürlich Stoß an Stoß, so dass zum Luftholen kaum Zeit bleibt. Das muss nicht unbedingt sein! Bei der Meetingplanung kann jede:r Projektmanager:in sich Gedanken zu einer besseren Zeitplanung machen.

Was wollen wir besprechen? Erstelle für jedes Meeting eine Agenda mit priorisierten Themen. Lege Fragen fest, die beantwortet oder diskutiert werden sollen. Und bestimme, welche Person das Thema moderiert.

Meetingdauer: Im zweiten Schritt überlege dir, wie lange das Meeting dauern soll. Nicht jedes Meeting braucht die obligatorische Stunde oder 30 Minuten. Auch kürzere Intervalle und “krumme” Zeiten, sind für deinen Kalender und den der Kolleg:innen häufig verträglicher.

Meeting durchführen: Jeder Teilnehmende sollte eine Rolle haben. Lege diese am Anfang fest:

  • wer moderiert,
  • wer protokolliert,
  • wer ist Timekeeper.

Wenn ein:e Teilnehmer:in keine Rolle und auch keinen aktiven Part hat, hinterfrage die Teilnahme beim nächsten Mal.

Ziel erreicht? Es ist immer gut, wenn das Meeting drei Minuten früher beendet wird, um die Ergebnisse und nächsten Schritte zusammen zu fassen und in Ruhe das Meeting zu beenden. Sind Agendapunkte offen geblieben, wird das notiert und ein Folgetermin vereinbart.

Foto von Icons8 Team auf Unsplash

Projekterfolg

Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg

Geschrieben von frauke kickmeier am . Veröffentlicht in Impulse. Keine Kommentare zu Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg

Die Schlüsselfaktoren in einem Projekt zu kennen, kann für den Projekterfolg entscheidend
sein.

Definitiv sind sie für die Zeit- und Ressourcenplanung wichtig. Denn selten läuft ein Projekt
linear ohne Zwischenfälle oder Entscheidungsänderungen durch. Im Idealfall plant man die
mit ein.

Wenn du ein Projekt beginnst ist es wichtig, nicht sofort loszulaufen. Sondern erst einmal stehen zu bleiben. Geh das Projekt bewusst durch und überlege, welche Einflussfaktoren auf dein Projekt einwirken. Mit diesen Parametern fährst du in der Regel gut:

  • Zielsetzung und Zweck
  • Verfügbares Budget
  • Team
  • Etappenziele
  • Stakeholder
  • Ressourcen
  • Risiken
  • Chancen
  • Kunden intern
  • Kunden extern
  • Ergebnis
  • Timeline

Lege mit diesen Faktoren deine Projektskizze an. Du kannst mir auch gerne schreiben und dann sende ich dir eine Vorlage.

Risikomanagement: teile die Projektskizze mit dem Projektteam. Ihr sollte die gleiche Vorstellung von eurem Projekt haben und wissen, welche Chancen und Risiken sich eventuell auftun werden. Wenn ihr euch im Vorfeld darüber im Klaren seid, könnt ihr auch von vorne herein Maßnahmen zur Risikominderung einplanen. Ebenso können Szenarien direkt in der Budget- und Kapazitätenplanung berücksichtigt werden.

Priorisierung: Wenn du weißt, welche neuralgischen Punkte im Projekt warten, kannst du einzelne Aufgaben entsprechend priorisieren. Vor allem, wenn du Widerstand erwartest oder technische Engpässe, kannst du mit einer entsprechenden Priorisierung den Zeitverlauf des Projektes positiv beeinflussen.

Qualitätskontrolle: Qualitätsmanagement, Kontrolle, Nachbesserung … alles wiederkehrende Tätigkeiten in einem Projekt. Die Schlüsselfaktoren solltest du stets im Blick haben. Denn wenn hier die Qualität stimmt, ist das Gros des Projektes in Ordnung.

Foto von LinkedIn Sales Solutions auf Unsplash